Die bislang vorhandenen Musterverfahrensdokumentationen, welche im Internet zu finden sind, berücksichtigen nicht die vollen Anforderungen der Finanzverwaltung. Meist beziehen sich diese Muster ausschließlich auf den Belegeingang. Viel spannender und interessanter für die Betriebsprüfer werden aber die Fragen der vollständigen und revisionssicheren Erfassung z.B. der Ausgangsumsätze sein. In diesem Zusammenhang spielt zunehmend die Dokumentation der Schnittstellen im Rahmen einer Verfahrensdokumentation eine zentrale Rolle.
Aus diesem Grund ist es nach unserer Einschätzung essentiell, alle Schnittstellen detailliert zu beschreiben. Oft werden per Schnittstelle Daten (meist Umsätze) aus einem Warenwirtschaftssystem in das Buchhaltungssystem eingespielt.
In diesem Fall müssen dann nicht nur die Prozesse, sprich der Ablauf, wie z.B die Daten von A nach B gelangen dokumentiert werden, sondern es muss zusätzlich abgebildet werden, wie die Daten aus der revisionssicheren Warenwirtschaft UNVERÄNDERT ins revisionssichere Buchhaltungssystem überführt werden.
Dies ist dann besonders wichtig, wenn z.B wie sehr häufig der Fall, csv-Dateien aus der Warenwirtschaft oder aus einem Shop-System exportiert werden. Aufgrund mangelnder oder nicht vorhandener Protokollierungsmöglichkeiten können grds. jederzeit Änderungen oder gar Manipulationen vorgenommen werden. Diese dürfte wie eingangs beschrieben im Rahmen einer Betriebsprüfung deutlich relevanter sein, als die Ablage von Rechnungseingangsbelegen.
Abzuwarten bleibt, ob eine nicht revisionssichere Schnittstelle den Verlust der Revisionssicherheit des gesamten Fakturierungs- oder Warenwirtschaftssystems zur Folge hat. Außer Frage ist nach unserer Einschätzung, dass die Schnittstellen neben den Vorsystemen an zentraler Bedeutung für eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation im Rahmen der GoBD gewinnen werden.
Sicher ist, die Finanzverwaltungen werden vermehrt Verfahrensdokumentationen anfordern und tun dies bereits heute. Die zunehmende Digitalisierung der Unternehmen wird dies noch beschleunigen, da sich ein Betriebsprüfer ohne aussagefähige Dokumentation der Prozesse in vielen Unternehmen aufgrund zunehmender Komplexität der Geschäftsvorfälle gar keinen Eindruck über das Zustandekommen und die Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltungsdaten mehr machen kann.
Unsere Experten für die GoBD und die Verfahrensdokumentation beraten Sie gerne und erstellen mit Ihnen zusammen die Dokumentation Ihrer Schnittstellen und Vorsysteme gemäß GoBD.
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