Projekt Beschreibung

Verfahrensdokumentation / GoBD

Die Verfahrensdokumentation, die Betriebsanleitung Ihres Unternehmens. Pflicht oder Kür, entscheiden Sie selbst…

Die Verfahrensdokumentation wird zwischenzeitlich in immer mehr Betriebsprüfungen angefordert. Aufgrund Zunehmend komplexer steuerrelevanter Prozesse wie der Anbindung von Webshops, Kassensystemen oder der Verarbeitung elektronischer Dokumente, wie z.B. Eingangsrechnungen, ist dies ein nachvollziehbarer Schritt, schließlich muss sich der Betriebsprüfer in angemessener Zeit einen Überblick über die verwendeten Systeme bilden, um zielgerichtet prüfen zu können. Kann keine Verfahrensdokumentation vorgelegt werden, so kann sich dies negativ auf die Prüfungsatmosphäre und Ergebnisse auswirken. Im schlimmsten Fall drohen das Verwerfen der Buchführung oder zumindest schmerzliche Hinzuschätzungen.

Dabei verfügen viele Unternehmen über Dokumentationen wie Arbeitsanweisungen, Benutzerhandbücher, technische Handbücher oder Prozessbeschreibungen ihrer wesentlichen Abläufe. Diese sind lediglich nicht unter dem einheitlichen Begriff einer Verfahrensdokumentation zusammengefasst.

Aus unserer Sicht ist diese Frage mit einem klaren JA zu beantworten.

Niemand kennt Ihr Unternehmen so gut wie Sie selbst. Aus diesem Grund können Sie grundsätzlich Ihre Verfahrensdokumentation auch selbst erstellen. Alles was Sie hierfür brauchen ist Zeit, Fleiß und eine Mustervorlage.

Im Rahmen eines Projektes zur Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation gehen wir unterstützt durch eine von SPH und drei weiteren Partnern erstellten Softwarelösung prozessorientiert vor.

Vereinfacht lässt sich das Projekt wie folgt darstellen.

  1. Erstellen eines Systemüberblicks
    Identifikation der steuerrelevanten Systeme und Prozesse.
  2. Sichtung bestehender Dokumentationen
    Vorhandene Dokumentationen und Prozesse werden zusammengetragen und gesichtet.
  3. Aufnahme der Ist-Prozesse und des internen Kontrollsystems
    Vorhandene steuerrelevante Prozesse werden durch Befragung und Dokumentation im System aufgenommen.
  4. Anpassung nicht optimaler oder unzulässiger Prozesse an die gesetzlichen Vorgaben
    Sollten einzelne Prozesse nicht den gesetzlichen Vorgaben entsprechen, so zeigen wir Ihnen den alternativen Prozess auf und definieren somit die Prozessvorgabe.
  5. Wirtschaftliche Prozessoptimierung
    Bereits im Rahmen der Prozessaufnahme oder später auch im Rahmen eines Optimierungsleitfadens zeigen wir Ihnen Prozessoptimierungspotenztiale auf.
  6. Verfahrensdokumentation
    Am Ende des Projektes steht Ihre erste Verfahrensdokumentation, wenn Sie so wollen, das Qualitäts-Management-Handbuch Ihrer Verwaltungs-Prozesse. Künftig notwendig werdende Änderungen können in der Software revisioniert vorgenommen werden.
  1. Zeitersparnis
    Konzentrieren Sie sich auf Ihr Kerngeschäft, wir kümmern uns darum, Ihnen auch diesbezüglich den Rücken freizuhalten.
  2. Prozess-Know-how
    Profitieren Sie von unserer Prozesskenntnis aus vielen unterschiedlichen Unternehmen und optimieren Sie Ihre internen Prozesse durch unseren Input.
  3. Fachkenntnis
    Vertrauen Sie auch in diesem Bereich auf unser Expertenwissen. Wir erstellen für Sie betriebsprüfungssichere Dokumentationen. Diese Sicherheit haben Sie bei einer selbst erstellten Dokumentation nicht.
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