E-Rechnung – Pflicht ab 2025!

Ab dem 01. Januar 2025 sind Unternehmer dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen (kurz: E-Rechnung) versenden und empfangen zu können. Ab diesem Zeitpunkt sind ausschließlich E-Rechnungen zugelassen und keine klassischen PDF- oder Papierrechnungen mehr.

E-Rechnung – Pflicht ab 2025!

Ab dem 01. Januar 2025 sind Unternehmer dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen (kurz: E-Rechnung) versenden und empfangen zu können. Ab diesem Zeitpunkt sind ausschließlich E-Rechnungen zugelassen und keine klassischen PDF- oder Papierrechnungen mehr.

Was ist eine elektronische Rechnung?

Was ist eine elektronische Rechnung?

Eine elektronische Rechnung ist vereinfacht die digitale Form einer herkömmlichen Papierrechnung.  Anders als bei der Papierrechnung werden die Rechnungsinhalte in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dargestellt. Die E-Rechnung ermöglicht damit die automatisierte Verarbeitung durch den Rechnungs-Empfänger. Ab 2025 entsprechen PDF- oder Papierrechnungen nicht mehr den Anforderungen an eine elektronische Rechnung und werden als sonstige Rechnung bezeichnet.  

Welche Rechnungsformate sind künftig zulässig?

  • Elektronische Rechnungen müssen künftig der europäischen Norm für die elektronische Rechnungstellung und der Richtlinie 2014/55/EU entsprechen.
  • Akzeptierte Formate sind XML und ZUGFeRD.

Wer ist zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet?

  • E-Rechnungen werden künftig für alle im Inland ansässigen B2B-Unternehmen (Business-to-Business) verpflichtend.
  • Ob diese Tätigkeit im Haupt- oder Nebenberuf ausgeführt wird, ist unbeachtlich.
  • Unternehmen im B2C-Bereich (Business-to-Consumer) sind von der E-Rechnungspflicht zum gegenwärtigen Zeitpunkt nicht betroffen.
Was ist eine elektronische Rechnung?

Was ist eine elektronische Rechnung?

Eine elektronische Rechnung ist vereinfacht die digitale Form einer herkömmlichen Papierrechnung.  Anders als bei der Papierrechnung werden die Rechnungsinhalte in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dargestellt. Die E-Rechnung ermöglicht damit die automatisierte Verarbeitung durch den Rechnungs-Empfänger. Ab 2025 entsprechen PDF- oder Papierrechnungen nicht mehr den Anforderungen an eine elektronische Rechnung und werden als sonstige Rechnung bezeichnet.  

Welche Rechnungsformate sind künftig zulässig?

  • Elektronische Rechnungen müssen künftig der europäischen Norm für die elektronische Rechnungstellung und der Richtlinie 2014/55/EU entsprechen.
  • Akzeptierte Formate sind XML und ZUGFeRD.

Wer ist zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet?

  • E-Rechnungen werden künftig für alle im Inland ansässigen B2B-Unternehmen (Business-to-Business) verpflichtend.
  • Ob diese Tätigkeit im Haupt- oder Nebenberuf ausgeführt wird, ist unbeachtlich.
  • Unternehmen im B2C-Bereich (Business-to-Consumer) sind von der E-Rechnungspflicht zum gegenwärtigen Zeitpunkt nicht betroffen.

Rechnungsformate im Überblick

X-Rechnung

X-Rechnung
  • reines XML-Format

  • Prozessautomatisierung möglich

ZUGFeRD 2.X

JOBFerd

  • Kombination aus XML- und PDF Format

  • einfachere Integration in bestehende Prozesse

Sonstige Rechnungen

Sonstige Rechnung

  • unstrukturierte Rechnungsdaten im PDF- oder Word-Format

  • eingescannte Papierrechnungen

Die beiden E-Rechnungsformate (X-Rechnung & ZUGFeRD) entsprechen der EU-Richtline EN-16931. Die „Sonstige Rechnungen“ entsprechen nicht der EU-Richtlinie EN-16931 und erfüllen daher auch nicht die Anforderungen an das E-Rechnungsformat.

Rechnungsformate im Überblick

X-Rechnung

X-Rechnung

ZUGFeRD 2.X

JOBFerd

Sonstige Rechnungen

Sonstige Rechnung

Welche Fristen sind zu beachten?

Ab 1. Januar 2025
  • Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können (hierzu gehören neben den klassischen Unternehmen und Selbstständigen auch Vermieter). Es gibt keine Übergangsregelungen für den Empfänger! 
  • Mit Zustimmung des Rechnungsempfängers können bis Ende 2026 weiterhin Papier- und PDF-Rechnungen versendet werden. 
  • Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR dürfen weiterhin in Papierform erstellt werden. 
Ab 1. Januar 2027
  • Der Versand von Papier- und PDF-Rechnungen ist mit Zustimmung des Rechnungsempfängers nur dann weiterhin erlaubt, sofern der Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers weniger als 800.000 EUR beträgt.  
Ab 1. Januar 2028
  • Ausnahmslos alle B2B-Unternehmen sind zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet – dies gilt nun auch für Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR. 
E-Rechnung - Welche Fristen sind zu beachten?
E-Rechnung - Welche Fristen sind zu beachten?

Welche Fristen sind zu beachten?

Ab 1. Januar 2025
  • Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können (hierzu gehören neben den klassischen Unternehmen und Selbstständigen auch Vermieter). Es gibt keine Übergangsregelungen für den Empfänger! 
  • Mit Zustimmung des Rechnungsempfängers können bis Ende 2026 weiterhin Papier- und PDF-Rechnungen versendet werden. 
  • Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR dürfen weiterhin in Papierform erstellt werden. 
Ab 1. Januar 2027
  • Der Versand von Papier- und PDF-Rechnungen ist mit Zustimmung des Rechnungsempfängers nur dann weiterhin erlaubt, sofern der Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers weniger als 800.000 EUR beträgt.  
Ab 1. Januar 2028
  • Ausnahmslos alle B2B-Unternehmen sind zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet – dies gilt nun auch für Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR. 

Vorteile der elektronischen Rechnung

  • Zeitersparnis:
    E-Rechnungen können schneller erstellt und versendet werden, was den gesamten Rechnungsprozess beschleunigt
  • Kosteneinsparungen:
    Durch den Entfall von Papier, Porto und Druckkosten können erhebliche Einsparungen erzielt werden
  • Schnellere Zahlung:
    E-Rechnungen erreichen den Empfänger schneller, was meist zu einer schnelleren Bearbeitung und Bezahlung führt.
  • Automatisierung:
    Der Prozess der Rechnungsstellung kann automatisiert werden, wodurch Fehler reduziert und die Effizienz gesteigert wird.
  • Nachverfolgbarkeit:
    E-Rechnungen lassen sich leicht nachverfolgen und überwachen, was das Management und die Finanzverwaltung vereinfacht.
  • Einfache Archivierung:
    Digitale Archivierung von E-Rechnungen senkt Lagerkosten und vereinfacht die Suche nach alten Rechnungen

  • Compliance und Sicherheit:
    E-Rechnungen erfüllen häufig höhere Sicherheitsstandards und gesetzlichen Anforderungen

  • Umweltfreundlichkeit:
    Der Verzicht auf Papier spart Ressourcen und schont die Umwelt.

Vorteile der elektronischen Rechnung

  • Zeitersparnis:
    E-Rechnungen können schneller erstellt und versendet werden, was den gesamten Rechnungsprozess beschleunigt
  • Kosteneinsparungen:
    Durch den Entfall von Papier, Porto und Druckkosten können erhebliche Einsparungen erzielt werden
  • Schnellere Zahlung:
    E-Rechnungen erreichen den Empfänger schneller, was meist zu einer schnelleren Bearbeitung und Bezahlung führt.
  • Automatisierung:
    Der Prozess der Rechnungsstellung kann automatisiert werden, wodurch Fehler reduziert und die Effizienz gesteigert wird.
  • Nachverfolgbarkeit:
    E-Rechnungen lassen sich leicht nachverfolgen und überwachen, was das Management und die Finanzverwaltung vereinfacht.
  • Einfache Archivierung:
    Digitale Archivierung von E-Rechnungen senkt Lagerkosten und vereinfacht die Suche nach alten Rechnungen

  • Compliance und Sicherheit:
    E-Rechnungen erfüllen häufig höhere Sicherheitsstandards und gesetzlichen Anforderungen

  • Umweltfreundlichkeit:
    Der Verzicht auf Papier spart Ressourcen und schont die Umwelt.
E-Rechnung - Welche Fristen sind zu beachten?

Welche Schritte sollten jetzt unternommen werden?

  • Einrichten einer zentralen Rechnungsempfangs-E-Mail-Adresse, z.B. „rechnung@unternehmensname.de“ und Kommunikation an die Lieferanten

  • Prüfen, ob die aktuell eingesetzte Software Eingangsrechnungen im E-Rechnungsformat verarbeiten kann

  • Prüfen, ob die aktuell eingesetzte Software die Erstellung von E-Rechnungen ermöglicht, bzw. zum Fristablauf der Übergangsregelung ermöglichen wird

  • Organisieren und Einrichten eines elektronischen Rechnungs-Archivs, um elektronisch empfangene E-Rechnungen rechtssicher archivieren zu können

  • Implementierung eines Rechnungsprozesses für elektronische Rechnungen

E-Rechnung - Welche Fristen sind zu beachten?

Welche Schritte sollten jetzt unternommen werden?

  • Einrichten einer zentralen Rechnungsempfangs-E-Mail-Adresse, z.B. „rechnung@unternehmensname.de“ und Kommunikation an die Lieferanten

  • Prüfen, ob die aktuell eingesetzte Software Eingangsrechnungen im E-Rechnungsformat verarbeiten kann

  • Prüfen, ob die aktuell eingesetzte Software die Erstellung von E-Rechnungen ermöglicht, bzw. zum Fristablauf der Übergangsregelung ermöglichen wird

  • Organisieren und Einrichten eines elektronischen Rechnungs-Archivs, um elektronisch empfangene E-Rechnungen rechtssicher archivieren zu können

  • Implementierung eines Rechnungsprozesses für elektronische Rechnungen

Wir unterstützen Sie!

Wir begleiten Sie auf dem Weg zur E-Rechnungspflicht.

Das Team SPH steht Ihnen bei der Umsetzung der E-Rechnungspflicht in Ihren Geschäftsprozessen zur Seite: Kommen Sie gerne jederzeit für einen persönlichen und unverbindlichen Austausch auf Ihre Ansprechpartnerin oder Ihren Ansprechpartner in unserem Team zu. Gemeinsam prüfen wir die Anforderungen und erarbeiten einen individuellen Fahrplan.

Wir unterstützen Sie

Wir unterstützen Sie!

Wir begleiten Sie auf dem Weg zur E-Rechnungspflicht.

Das Team SPH steht Ihnen bei der Umsetzung der E-Rechnungspflicht in Ihren Geschäftsprozessen zur Seite: Kommen Sie gerne jederzeit für einen persönlichen und unverbindlichen Austausch auf Ihre Ansprechpartnerin oder Ihren Ansprechpartner in unserem Team zu. Gemeinsam prüfen wir die Anforderungen und erarbeiten einen individuellen Fahrplan.

Wir unterstützen Sie

FAQs E-Rechnung

Ist eine PDF eine E-Rechnung?

Nein, eine PDF ist keine E-Rechnung, da diese keine maschinenlesbaren, strukturierte Daten enthält. 

Für die Erstellung von E-Rechnungen wird spezielle Rechnungssoftware benötigt, die Rechnungen in einem gültigen XML-Format oder ZUGFeRD erstellen kann. 

Eine XRechnung ist ein auf XML basierendes Format. Es ist nur von Maschinen bzw. einer speziellen Rechnungssoftware lesbar. 

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein Format für elektronische Rechnungen, das neben einer XML-Datei auch ein PDF-Dokument enthält. Es kann somit sowohl von Maschinen, als auch von Menschen gelesen werden. 

Nein. Dies ist bereits seit 2015 nicht mehr zulässig, weil es nicht den GoBD entspricht.  

Ja.

E-Rechnungen müssen genauso lange aufbewahrt werden wie herkömmliche Papier- oder PDF-Rechnungen. Zudem ist der Rechnungsempfänger verpflichtet, die E-Rechnung während des gesamten Aufbewahrungszeitraums lesbar und zugänglich zu halten. Hierzu ist ein elektronisches Rechnungsarchiv vorzuhalten.  

FAQs E-Rechnung

Ist eine PDF eine E-Rechnung?

Nein, eine PDF ist keine E-Rechnung, da diese keine maschinenlesbaren, strukturierte Daten enthält. 

Für die Erstellung von E-Rechnungen wird spezielle Rechnungssoftware benötigt, die Rechnungen in einem gültigen XML-Format oder ZUGFeRD erstellen kann. 

Eine XRechnung ist ein auf XML basierendes Format. Es ist nur von Maschinen bzw. einer speziellen Rechnungssoftware lesbar. 

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein Format für elektronische Rechnungen, das neben einer XML-Datei auch ein PDF-Dokument enthält. Es kann somit sowohl von Maschinen, als auch von Menschen gelesen werden. 

Nein. Dies ist bereits seit 2015 nicht mehr zulässig, weil es nicht den GoBD entspricht.  

Ja.

E-Rechnungen müssen genauso lange aufbewahrt werden wie herkömmliche Papier- oder PDF-Rechnungen. Zudem ist der Rechnungsempfänger verpflichtet, die E-Rechnung während des gesamten Aufbewahrungszeitraums lesbar und zugänglich zu halten. Hierzu ist ein elektronisches Rechnungsarchiv vorzuhalten.  

Quellen: Bundesministerium des Inneren und für die Heimat · JobRouter AG · SONNTAG IT Solutions GmbH & Co. KG