In den meistern Unternehmen gehen Rechnungen heute in einer hybriden Mischform aus Papier und elektronischem Dokument eine. In beiden Fällen ist jedoch die 10-jährige Aufbewahrungsfrist des Originals zu beachten. Hinweis: elektronische Rechnungen dürfen zur Archivierungszwecken nicht ausgedruckt werden, sondern müssen im Ursprungsformat archiviert werden.

1. Belegsammlung

Papierrechnungen müssen zunächst digitalisiert werden. Dies erfolgt mittels eines Scanners, oder durch ein Smartphone

Elektronische Rechnungen gehen i.d.R. auf folgenden Wegen im Unternehmen ein:

1. per Mail: hier meist als PDF-Anhang; SPH-Tip: legen Sie sich eine zentrale Mail-Adresse für Eingangsrechnungen an (z.B. Rechnung@MustermannGmbH)

2. per Download aus einem Portal; SPH-Tip: bei einer Vielzahl von Portalen bietet es sich an, mittels einer Softwarelösung den Download zu automatisieren.

2. Belegtransfer / Belegsicherung

Im nächsten Schritt erfolgt der Transfer der digitalen Belege in die Cloud-Lösung DATEV Unternehmen online.

1. per Upload entweder vom Desktop, oder vom Smartphone.

2. per Weiterleitung aus dem Rechnungs-Mail-Account.

3. Verbuchung der Belege durch SPH

Da auch wir Zugriff auf den Datenbestand von DATEV Unternehmen online haben, können wir jetzt mit der Verbuchung Ihrer Belege starten.

Neben der laufenden Finanzbuchhaltung erstellen wir aus Ihren Eingangsrechnungen Zahlungsvorschläge. Diese stehen Ihnen dann in DATEV Unternehmen online zur Zahlung zur Verfügung. Dieses Vorgehen spart Ihnen Zeit und Geld.

4. Controlling und Mahnwesen

Sie können jederzeit (7/24) die von uns bereitgestellten Auswertungen in DATEV Unternehmen online einsehen.

5. Archivierung

Die elektronischen Belege werden im Rahmen der Verbuchung mit der Buchungszeile verknüpft. Hierdurch besteht eine eindeutige Zuordnung des Beleges zur Buchungszeile. Die Belege werden in DATEV Unternehmen online über die gesetzlich geforderte Aufbewahrungsfrist archiviert und stehen im Rahmen einer Betriebsprüfung zur Verfügung.

Sprechen Sie uns an, wir sind die Experten für die Digitalisierung Ihrer Finanzbuchhaltungsprozesse. Wir freuen uns darauf, Sie in Ihrer digitalen Entwicklung begleiten zu dürfen.