Die Finanzverwaltung fordert in den GoBD grundsätzlich für jedes Unternehmen eine Verfahrensdokumentation. Durch die Verfahrensdokumentation soll sich ein sachverständiger Dritter (Betriebsprüfer) in angemessener Zeit einen Überblick über die Prozesse und deren Ordnungsmäßigkeit verschaffen können.

Insbesondere im Onlinehandel ist dies aufgrund der Komplexität der Prozesse oft nicht ohne weiteres sichergestellt. Aus diesem Grund muss unseres Erachtens jeder Onlinehändler zumindest die nachfolgenden Fragen im Rahmen einer Verfahrensdokumentation für sein Unternehmen beantworten können:

  1. Wie werden ein- und ausgehende steuerrelevante Dokumente (insbesondere Rechnungsbelege) erfasst, verarbeitet und aufbewahrt?
  2. Welche IT-Systeme bzw. Vorsysteme werden eingesetzt? (z.B. Warenwirtschaft, Shopsystem, Bezahlsysteme etc.)
  3. Welche Schnittstellen werden  zwischen den Systemen verwendet? (z.B. zwischen Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung)
  4. Wie schützen Sie sich vor Verfälschungen und Datenverlust? (z.B. Daten-Export im csv-Format)
  5. Wer hat Zugriffsberechtigungen und wie werden diese protokolliert?
  6. Wie wird innerhalb des Unternehmens sichergestellt, dass die Vorschriften eingehalten werden?
  7. Gibt es Änderungen am System oder an diesem Verfahren?
  8. Sind alle Änderungen in einer Änderungshistorie festgehalten und wird diese versioniert?

Bereiten Sie sich und Ihr Unternehmen durch die Beantwortung der vorstehenden Fragen auf eine mögliche Betriebsprüfung vor. Unsere Experten für GoBD und Verfahrensdokumentation stehen ihnen gerne beratend zur Seite und erstellen zusammen mit Ihnen Ihre Verfahrensdokumentation.

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