Die Umstellung auf einer digitale Buchhaltung bringt viele Vorteile, es gilt jedoch wie immer, dass bestimmte Regeln zu beachten sind. Im ersten Teil dieser Reihe haben wir Ihnen die digitale Finanzbuchhaltung und Ihre Vorteile kurz skizziert, jetzt geht es um die Spielregeln.
Die Spielregeln!
Ohne die Einhaltung und Beachtung von Gesetzen geht es auch in der digitalen Buchhaltung nicht. Einer der wichtigsten Punkte ist die 10-jährige revisionssichere Aufbewahrung digitaler Belege. Das gilt insbesondere auch für die bereits heute in vielen Unternehmen per Mail erhaltenen Rechnungsanhänge oder elektronische Rechnungen, die aus Portalen heruntergeladen werden! Gescannte Belege müssen dann 10 Jahre revisionssicher archiviert werden, wenn der Papierbeleg nach dem Scann-Vorgang vernichtet wird (sog. ersetzendes Scannen). Eine weitere aus Sicht des Fiskus zentrale Spielregel ist z.B. die Unabänderbarkeit eines digitalen Belegs. Ist Ihr Interesse an den Spielregeln geweckt? Dann werfen sie doch einen Blick in die Spielanleitung:
Der Fiskus fasst die Spielregeln aus seiner Sicht in den GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) zusammen. Alleine Die Begrifflichkeit sollte genügend Grund zur Besorgnis liefern. Die Einhaltung der Spielregeln wird durch den Fiskus in Betriebsprüfungen kontrolliert. Wer die Regeln zu lax auslegt oder ignoriert könnte dies teuer bezahlen. Alleine die Tatsache, dass der Fiskus Regelgeber, Mitspieler und Schiedsrichter in einer Person ist, sollte motivieren, die Regeln einzuhalten.
Kleiner Exkurs: Die GoBD sind auch in der Papierwelt einzuhalten! Leichter wird’s jedoch in der digitalen Welt. Überlassen wir es dem Betrachter, ob der Fiskus uns dadurch zur Digitalisierung motivieren möchte.
Wie dokumentiere ich die Einhaltung der Spielregeln in meinem Unternehmen?
Ganz einfach, durch Erstellung einer sog. Verfahrensdokumentation. Diese ist nichts anderes, als die Dokumentation der Umsetzung der Spielregeln (GoBD) in Ihrem Unternehmen. Im Ergebnis ist die Verfahrensdokumentation eine Art Beschreibung Ihres Qualitätsmanagement-System für ihr Unternehmen, insbesondere im Bereich Finanzen und Steuern. Das hört sich jetzt alles wahnsinnig kompliziert an, ist es aber häufig nicht. Insbesondere bei kleinen und wenig komplexen Unternehmen ist die Verfahrensdokumentation in überschaubarer Zeit erstellt.
Sprechen Sie uns einfach an, wir unterstützen Sie hier gerne mit unserer Erfahrung aus zahlreichen Dokumentationen.