Zwischenzeitlich dürfte es in fast jedem Unternehmen angekommen sein, dass der Fiskus spätestens seit der Veröffentlichung der GoBD 2020 keinen Zweifel mehr offen lässt, ob eine Verfahrensdokumentation (VD) zu erstellen und vorzuhalten ist oder nicht. Spätestens in den Betriebsprüfungen der Jahre 2025 ff wird die Finanzverwaltung diese prüfen und ins  Prüfurteil einfließen lassen. Bereits heute treten vermehrt kritische Situationen in Betriebsprüfungen auf, wenn die VD nicht vorgelegt werden kann. Die Risiken sind hinlänglich bekannt und diskutiert. Deshalb soll es heute nicht um diese gehen, sondern um die Chancen.

Verfahrensdokumentation als Turbo der Prozessoptimierung

Die Qualität eines Unternehmens leitet sich nicht nur aus den gegenüber Kunden erbrachten Leistungen ab, sondern auch aus der Qualität interner Prozesse. Die Qualität interner Prozesse strahlt vielmehr auf das gesamte Unternehmen aus. Aus diesem Grund empfiehlt es sich von Zeit zu Zeit die internen Prozesse auf den Prüfstand zu stellen. Auch auf den ersten Blick scheinbar unwichtige Verwaltungsprozesse wie Rechnungseingang, Rechnungsausgang und die Belegarchivierung bieten ein großes Potential für Prozessoptimierung im Unternehmen.

Die im Rahmen einer Ist-Analyse für die Verfahrensdokumentation aufgenommenen Prozesse sollten stets auf auf eine Prozessverbesserung hinterfragt werden. Unsere Erfahrung zeigt, dass in nahezu jedem Unternehmen eine Optimierung erreicht werden kann. Insbesondere die Digitalisierung bislang analoger Prozesse bietet diesbezüglich ein sehr großes Potential. Übrigens, die Prozessdokumentation und die Einhaltung der Vorgaben der Finanzverwaltung wird leichter, wenn einheitliche digitale Prozesse vorliegen.

Im Ergebnis wird der optimierte Prozess zur neuen Prozessbeschreibung für die Verfahrensdokumentation. Die Notwendigkeit der Erstellung einer Verfahrensdokumentation wird somit zum Turbo der Prozessoptimierung im Unternehmen.

Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation zahlt sich somit zweifach aus, einmal sofort durch die Prozessverbesserung und im Rahmen einer späteren Betriebsprüfung durch Vorlage einer ordnungsgemäßen und gelebten Verfahrensdokumentation. Sie können die VD selbst erstellen, dafür gibt es zwischenzeitlich mehrere Mutser-Verfahfensdokumentationen. Hierdurch können Sie zumindest das drohende Betriebsprüfungsrisiko minimieren. Was Sie hierdurch jedoch nicht erreichen, ist der Blick von außen auf Ihre Prozesse und die damit verbundene Chance auf Prozessoptimierung durch die Implementierung erprobter Prozesse.

Sprechen Sie uns an, unsere Spezialisten für GoBD, Verfahrensdokumentation und Prozessberatung unterstützen Sie gerne bei Ihrer Verfahrensdokumentation, oder noch besser, bei Ihrer Prozessoptimierung.