Die Aussagekraft der Verfahrensdokumentation hängt von der Dokumentation der Vorsysteme ab.
Die GoBD umfassen alle steuerlich relevanten Vorsysteme. Was das bedeutet wollen wir Ihnen nachfolgend kurz erläutern.
Bislang beschäftigen sich alle vorliegenden Muster-Verfahrensdokumentationen mit dem Thema Belegzugang, Belegablage, dem sog. ersetzenden Scannen, d.h. der Möglichkeit Papierbelege nach dem Scannvorgang zu vernichten und aktuell mit der Dokumentation des Kassensystems. Letzteres ist die erste Dokumentation eines steuerrelevanten Vorsystems.
Der Fiskus ist bis heute gänzlich schuldig geblieben, wie er sich eine Verfahrensdokumentation vorstellt. Er macht es sich, wie so oft einfach und verlagert das Thema auf den Steuerpflichtigen. Dieser muss in Abhängigkeit der Komplexität seines Business und seines individuellen Unternehmens selbst abschätzen, wie komplex dieses für einen externen Dritten (Betriebsprüfer) erscheinen mag und wie groß somit der Umfang an Dokumentation sein muss, um diese Komplexität zu reduzieren. Zugegeben, oft ein sehr schwieriges Unterfangen.
Bislang ist eine Beschäftigung mit Vorsystemen weitgehend ausgeblieben. Es ist jedoch davon auszugehen, dass sich künftig die Betriebsprüfungen weniger mit dem Thema Belegablage auseinandersetzen werden, als z.B. mit einem Warenwirtschaftssystem, welches mittels Schnittstelle Datensätze an die Finanzbuchhaltung übergibt.
Die nachfolgende Abbildung zeigt eine nicht abschließende Übersicht steuerrelevanter Vorsysteme:
Somit wird schnell klar, dass bereits in kleinen und mittleren Unternehmen eine hohe Komplexität bezüglich des Einsatzes von Vorsystemen vorherrschen dürfte. Lassen Sie es uns beispielhaft anhand eines kleinen Online-Händlers durchgehen und die verwendeten Vorsysteme zusammentragen:
- Mindestens ein Shop-System (oft im Ausland gehostet)
- Software zur Rechnungserstellung, meist Cloud-basiert
- Warenwirtschaftssystem
- Wenn Amazon-Händler, dann liegt ein elektronischer Amazon-Account vor
- Da bei Amazon die dort gewonnen Daten für die Buchhaltung nicht genutzt werden können wird meist ein weiteres Vorsystem (z.B Amainvoice) verwendet
- Mindestens ein Bezahlsystem (Klarna, Paypal etc.)
- wenn Mitarbeiter vorhanden sind, dann wird meist eine App zur Zeiterfassung verwendet
- Belegsammlungs-Software (z.B. getmyinvoice, etc.)
- elektronisches Fahrtenbuch, wenn ein Firmen-PKW vorhanden ist
- u.s.w……
Und zu allem Überdruss muss dieser Onlinehändler gar nicht so wirklich hohe Umsätze mit seinem Unternehmen erzielen, die Komplexität ist dennoch enorm und wird in einer Betriebsprüfung bei nicht ausreichender Dokumentation der Schnittstellen zu Problemen, häufig in Form von Zuschätzungen, führen.
Nachfolgende, nicht abschließende Aufzählung fasst die Dokumentationspflichten grob zusammen:
- Übersicht steuerrelevanter Vorsysteme
- Dokumentation der Schnittstellen
- Wie ist sichergestellt, dass exportierte Daten nicht vor dem Einspielen in die Finanzbuchhaltung verändert werden können?
- Zugriffsrechte auf das Vorsystem
- Datenschutz und Datensicherheit
- Einhaltung steuerlicher Aufbewahrungspflichten
- Auslesbarkeit des Vorsystems durch die Finanzverwaltung
- ……
Unsere Experten für Verfahrensdokumentation und GoBD unterstützen Sie bei der Einführung und Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation, insbesondere bei der ordnungsgemäßen Dokumentation der Vorsysteme. Wir haben bereits zahlreiche Unternehmen hierbei unterstützt. Unser Expertenwissen haben wir ferner im Rahmen eines startups in eine Softwarefirma einfließen lassen. Dort beschäftigen wir uns mit der Entwicklung und Vermarktung einer Software zur Erstellung von Verfahrensdokumentationen. Weitere Infos: www.verfahrensdokumentation.pro.
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